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Tareas de Cuadre en ELCONIX S7

Toda empresa debe tener un control claro y adecuado para garantizar que los numeros que son reportados en los reportes financieros son cifras reales y seguras. Realizar el proceso de cierre mensual es una manera efectiva de asegurar que el sistema esta trabajando de la manera adecuada.

Existen muchos auxiliares que afectan los resultdos financieros en una empresa, y cuadrarlos es una practia de clase mundial que debe ser realizdo en todo momento y en el sistema financiero que sea. Un error de cifras puede venir de diferentes formas, sin embargo las principales son:

  • Error Humano – El cual es ocacionado por registros equivocados que realiza el usuario a cuentas, centro de costos o dimensiones equivocadas ocacionando un descuadre a nivel financiero.
  • Error de Parametrización – Los cuales son por mala parametrización de las cuentas en los maestros del sistema. Ocacionando que el sistema registre transacciones en cuentas o dimensiones equivocadas segun la operación.
  • Errores de Sistemas – Este error puede ser generado por algun desperfecto en el sistema al momento de su implementación o por algun cambio en el futuro que afecte la operación generando errores financiero.

Todo estos errores pueden ser detectados a tiempo si se practica de una forma correcta las tareas de cuadre. Esto puede hacerse para la mayoria de los modulos cualquier dia del periodo financiero, y es recomendable NO CERRAR el periodo especifico si existen errores identificados que requieren ser arreglados.

En esta sección se da una idea clara de los cuadres más importantes que deben ser realizados al momento de cuadrar el sistema o de cerrar un periodo. Se enseñaran los reportes a utilizar en dichos casos y se hablara su importancia de realizar los mismos.

Dependiendo de la versión es posible que las tareas aqui descritas esten como control en el mismo cierre de periodos. Permitiendo poder ponerle ganchito de confirmación por parte del usuario que realizo el cuadre pertinente antes del cierre.

A continuación una descripción de las tareas a realizar al momento de un cuadre:

 

Cuadre General de Contabilidad

En esta tarea el sistema realiza una serie de analisis internos para validar que a nivel general financiero las transacciones estan correctas. Esta tarea no necesariamente cuadra los auxiliares con el core financiero, su función es detectar ciertas anomalias que pueden generar un descuadre al nivel del core financiero.

El reporte que muestra esta información esta dentro del mismo proceso de cierre de un mes o desde el reporte dentro de Contabilidad / Cuadre llamado “Pruebas de Cuadre General” el cual muestra el siguiente cuadro:

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PRUEBAS DE SISTEMA DE PRUEBAS ELCONIX INC.

Este cuadro es tomado desde un sistema que fue intencionalmente descuadrado para mostras los diferentes escenarios que se deben revisar.

 

Descripción de la Prueba:

Contabilidad Cuadrada esta prueba valida que toda transaccione haya sido sido aplicada con un balance = 0 entre debito y credito.

Registros con Fechas Invalidad esta prueba valida posibles errores donde el registro fue a una fecha invalida ocacionando a nivel interno su registro en fecha 0000-00-00

Registros Contables sin Cuenta Definida esta prueba valida que todo registro en el core financiero haya afectao a una cuenta contable especifica.

Cuenta Contable Inactivas con Balances esta prueba valida que ninguna cuenta inactiva cuente con balance no igual a zero.

Pruebas de Cierre las pruebas de cierre son diferentes pruebas que ayudan a controlar el proceso de cierre, el cual puede solicitar que se incluya alguna otra prueba para controlar algun funcionamiento correcto de algun modulo en especifico.

Todas las pruebas deben de estar con el OK en verde. No se podra cerrar si no se arreglan estos errores.

La mayoria de los errores descritos en este cuadro son por errores en el sistema que deben ser corregidos por parte de ELCONIX. Usted podra reportarlos al soporte de ELCONIX el cual corregira cada uno de los temas con la prioridad que merece.

 

Cuadres de Auxiliares

Los cuadres de auxiliares son un poco más complejos que el cuadre general del sistema. Esto a raiz que en un auxiliar puede ser afectado por diferentes tipos de situaciones, procesos o transacciones que un sistema autonomo no podria cuadrar de una manera sencilla. Sin embargo en ELCONIX hemos creado reportes necesarios para cuadrarlo y validar que todo ese trabajando dentro de lo normal. A continuación presentamos las tareas para cuadrar los auxiliares de ELCONIX S7.

En este documento se procura recomendar las areas que hemos evaluado que aseguran que el sistema esta tabajando de la mejor forma. Sin embargo esto no tiene como alcance las cuentas contables especificas que son propias de cada empresa. Por lo cual recomendamos cuadrar igualmente las cuentas contables que no estan tratadas en este documento. Ya que los errores comunes son de usuarios y de sistemas.

Para facilidad del usuario se han organizado todos los reportes necesarios para estos cuadres, en el reporteador de ELCONIX en el grupo de Contabilidad y Subgrupo llamado Cuadre.

 

Cuadre de Inventario

Modulos que lo afectan a nivel financiero:

AP-PUR-INV – Diario de Compras (Registro de Inventario)
AR-BILL-COSTS – Diario de Costos de Venta
AP-NC – Diario de Notas de Credito a Proveedores
AR-NC – Diario de Notas de Credito a Clientes
INTER-COMPANY – Diario de InterCompany
INV-AICOSTS – Diario de Ajuste a Costos Promedios
INV-AJ – Diario de Ajuste a Inventario
INV-AJ-COSTS – Diario de Ajuste Inventario (Salidas)
INV-PP – Proteccion de Precios
OF-IN – Notas de Entrada de OF/Proyectos
OF-OUT – Notas de Salida de OF/Proyectos
WH-TR-COST – Transferencias de Liquidacion

A nivel auxiliar se afectan por:

P – Registro de Inventario por Compras
A-I – Ajuste de inventarios
NC – Nota de Creditos (Entradas son de Clientes y Salidas son de Proveedores)
WH-TR – Transferencias
AI-COSTS – Ajuste de costos
OF-IN – Notas de Salida de Manufactura y Proyectos
INV – Facturas de Ventas
INT-COMP – Facturas de Intercompany
WH-TR-COST – Transferencias InterZona de Costos.

Este cuadre es uno de los más importantes, ya que es uno de los que pasan mayores auxiliares como tal. Para cuadrar este auxiliar, solo se necesitan 3 reportes:

Reporte de Entrada y Salida de Inventario, Este reporte tiene la finalidad de mostrar los registros de entrada y salida. Existe uno para las entradas y otro para las salidas.

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Esto muestra por el rango escogido todas las transacciones que se han tenido a lo largo de una fecha. Como Inventario es un reporte de Balance, es importante cuadrar desde la fecha del primer registro hasta la fecha corriente. Sin embargo es posible tirarlo por rangos especificos de fecha si se desea cuadrar algun movimiento ocurrido en un periodo determinado.

El reporte muestra agrupadamente la suma de los costos ingresados a inventario. Esta agrupado por Type ya que este nos permite cuadrarlo a nivel rapido con el core financiero.

A continuacion moestramos el reporte de Salidas de Inventario:

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Los datos mostrados en este reporte pueden ser comparados linealmente con los datos generados por el reporte relacionado de inventario. A continuacion mostramos el reporte generado del core financiero:

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Como podremos ver, ya podemos cuadrar cada uno de los auxiliares con sus respectivos información del core financiero.

Como podremos ver cada auxiliar esta debidamente representado en su salida y entrada de los reportes de inventario anteriormente descritos. Esto le permitira encontrar los auxiliares con problemas de descuadres, podra generar el reporte detallado para encontrar a nivel de documento o articulo con descuadre y realizar los arreglos necesarios si son errores de usuario, o reportar si encuentra algun modulo con algun desperfecto que debe ser corregido lo más pronto posible por parte del departamento de ELCONIX.

Si encuentra algun error de descuadre generado por el sistema favor informarlo lo más pronto posible a los canales que cuenta usted dentro de su plan de soporte o simplemente enviarnos un correo a [email protected]

 

Cuadre de Inventario en Transito

Modulos que lo afectan a nivel financiero:

AP-PUR-INV – Diario de Compras (Registro de Inventario)
AP-PURCHASE – Diario de Compras
AP-RMA – Diario de RMA (Faltantes)
MAN-ENTRY – Comprobante Diario (Posiblemente Balance Inicial)
INTER-COMPANY – Diario de InterCompany

Este cuadre tiene una particularidad, el mismo debe ser cuadrado a nivel de balance. Ya que para cuadrar a nivel de fecha especifica se debe contar con un analisis muy diferente el cual se explicara más adelante. Por el momento lo que se desea es cuadrar a nivel de Balance.

El primer reporte a generar es el que nos muestra por un rango de fecha toda actividad que se tiene a nivel del core financiero:

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Este reporte nos muestra los auxiliares que afectaron a la cuenta de Inventario en Transito definido en el maestro de cuentas. Nos da los detalles que afectaron a esta cuenta a nivel del Core Financiero.

Concepto de Inventario en Transito

El concepto de inventario entransito es poder ser una cuenta contenedora de toda la mercancia que ha sido facturada por el proveedor, pero aun se encuentra en camino (transito) hacia su destino final en las respectivas bodegas al momento de recpecionar dicha mercancia. Por lo cual entender que realmente se debe acumular en la cuenta de Inventario en transito es sumamente importante. Que se debe cargar a la cuenta de inventario en transito? Pues a continuación le mensiono los documentos o casos que se deben registrar a esta cuenta muy especial:

Compras de Items (AP-PURCHASE) toda compra de item debe ser registrada contra la cuenta en transito, el sistema ya realiza esto de forma interna y automatica, pero existen registros como lines de seguros, flete y otros que se deben registrar en su campo respectivo al momento de crear la compra. No se puede registrar lineas en blanco o de servicios en estas compras ya que no son naturales del proceso de inventario de transito.

Notas de Faltantes (AP-RMA) estas notas son las que definen de forma correcta la mercancia que vino de más o faltante en alguna compra que se este registrando en bodegas. Esta es la forma correcta y unica forma de registrar estas unidades. No se pueden registrar por otro modulo o de forma directa. En caso de que estas faltantes o sobrantes tengan un documento posterior, deben ser registrados segun el proeso de Nota de faltante que esta en esta documentación. NO LO HAGA DIRECTO!

Compras de Gastos (AP-PURCHASE) son las compras que se crean automaticamente cuando se aplica una liquidación.

Registro de Inventario (AP-PUR-INV) son los registros de bodega que se hacen a las compras la cual descarga de inventario en transito y alimenta el inventario, esto a los costos landed que pudieron haber sido involucrados.

Reporte Auxiliar

Para cuadrar el auxiliar de inventario en transito se requieren los siguientes reportes a nivel de auxiliar:

Reporte de Compras en Transito

Este reporte muestra a nivel de articulos y compras de forma horizontal la mercancia que se encuentra en transito. Este reporte se encuenta dentor de los cuadres, ya que a nivel general el valor que muestra debe ser el valor contable de la cuenta.

A continuación el reporte:

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Este reporte ya por defecto esta agrupado por Status, mostrando el monto de Total Transito de cada un de los status de las compras.

Como anotación adicional, es importante que las compras en status = CLOSED, no cuenten con valor en Total Transito, ya que si es asi, algo no se termino de procesar correctamente al momento de cierre. No debe haber compras CLOSED con valor en Total Transito. Si es asi, puede ver a detalle las compra que estan con esta situación y revisar a que se debe y corregir.

Sin embargo esto es util solo para saber si a nivel general esta cuadrado. Si no esta cuadrado se debe cuadrar entonces con los siguientes reportes.

Primero se debe analizar que montos son los que comprenden el inventario en transito a nivel financiero. Por ejemplo esto sale del reporte primero financiero, y mostramos el resultado basado en el sistema de pruebas:

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Para empezar el AP-NC esta incorrectamente parametrizado para enviarse a esta cuenta. Bajo ningun motivo la cuenta de inventario debe estar afectado por un auxiliar que no pertenece. Esto se debe re aplicar al corregir la parametrizacion y corregir nuevamente los documentos aplicados.

Para cuadrar la AP-PURCHASE, procedemos a usar el siguiente reporte:

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Como podemos ver el sistema nos muestra para AP-PURCHASE la segregación de las compras que son de proveedores de inventario versus las compras que son de otros gastos de liquidación o embarques.

Podemos observar que el Balance de la Cuenta para el AP-PURCHASE tipo PURCHASE-INV que son las compras de inventario cuadra con la columna TotalCompra. El cuadro que dice PURCHASE-IMPORT-CHARGE y los demas se deben cuadrar con las columna TotalGasto de la de Compras de Inventario.

Cuadre de Notas de Flaltantes

Para cuadrar la columna de Total de Notas de Faltantes, se realiza utilizando el reporte:

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Donde podemos cuadrar del reporte de Compras en Transito la columna Total de Notas de Faltantes con la Columna de Balance de Source o Auxiliar AP-RMA el cual debe dar la misma cifras.

Cuadre de Total de Bodega

El ingreso de bodega por parte de cada compra debe ser debidamente sustentado y se puede cuadrar con el reporte de Compras en Transito la columna Total_EnBodega y este debe cuadrar con el campo Balance del Source AP-PUR-INV del siquiente reporte:

image-684_med

Como podremos ver cada auxiliar esta debidamente representado en su salida y entrada de los reportes de inventario anteriormente descritos. Esto le permitira encontrar los auxiliares con problemas de descuadres, podra generar el reporte detallado para encontrar a nivel de documento o articulo con descuadre y realizar los arreglos necesarios si son errores de usuario, o reportar si encuentra algun modulo con algun desperfecto que debe ser corregido lo más pronto posible por parte del departamento de ELCONIX.

Si encuentra algun error de descuadre generado por el sistema favor informarlo lo más pronto posible a los canales que cuenta usted dentro de su plan de soporte o simplemente enviarnos un correo a [email protected]

 

Cuadre de Embarques y Liquidaciones

Este cuadreo nos permite monitorear de forma certera si los modulos especiales que afectan a los costos de los productos ingresados al inventario estan correctos. Este cuadre valida que la informació registrada en los embarques o liquidaciones estan siendo debidamente contabilizados y debidamente trasladado al inventario en su momento. Esto es importante en el proceso del cuadre para garantizar que el sistema esta trabajando correctamente.

Reporte de Embarques Versus Compras

Este reporte esta dentro de los reportes de cuadre y al generarse recomendamos los siguientes filtros:

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El cual genera la siguiente información:

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Los campos que debemos revisar los cuales deben dar valor 0.00 son las columna de Var Contable, el cual nos dice si los gasto registrados a los embarques fueron debidamente contabilizados, y el Var Aplicación igualmente debe dar 0.00, el cual nos dice si todos los gastos registrados fueron debidamente trasladados a la aplicacion al momento de las compras entrar al inventario.

Es importante cuadrar el Inventario en Transito para definir finalmente el resultado positivo de este cuadre.

 

Reporte de Liquidaciones Versus Compras

Este reporte esta dentro de los reportes de cuadre y al generarse recomendamos los siguientes filtros:

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El cual genera la siguiente información:

image-689_med

Los campos que debemos revisar los cuales deben dar valor 0.00 son las columna de Var Contable, el cual nos dice si los gasto registrados a las liquidaciones fueron debidamente contabilizados, y el Var Aplicación igualmente debe dar 0.00, el cual nos dice si todos los gastos registrados fueron debidamente trasladados a la aplicacion al momento de las compras entrar al inventario.

Es importante cuadrar el Inventario en Transito para definir finalmente el resultado positivo de este cuadre.

 

Como podremos ver cada auxiliar esta debidamente representado en su salida y entrada de los reportes de inventario anteriormente descritos. Esto le permitira encontrar los auxiliares con problemas de descuadres, podra generar el reporte detallado para encontrar a nivel de documento o articulo con descuadre y realizar los arreglos necesarios si son errores de usuario, o reportar si encuentra algun modulo con algun desperfecto que debe ser corregido lo más pronto posible por parte del departamento de ELCONIX.

Si encuentra algun error de descuadre generado por el sistema favor informarlo lo más pronto posible a los canales que cuenta usted dentro de su plan de soporte o simplemente enviarnos un correo a [email protected]

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