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Crear Cotizaciones

Dentro del modulo de cotizaciones encontrará las opciones de crear cotizaciones y crear cotización de exportación, la diferencia entre una opción y otra es que las cotizaciones de exportación han sido amoldadas con campos que se solicitan llenar en las ventas propias de la Zona Libre por lo cual están separadas de las cotizaciones comunes, pero en funcionamiento tienen el mismo procedimiento.

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Pantalla de crear cotizaciones

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Pantalla de crear cotizaciones de exportación

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Cliente: En esta sección se muestra el nombre del cliente al cual se le esta cotizando, el mismo debe ser seleccionado previamente desde la lista de clientes.

Los campos Nombre y teléfono son campos que le permite colocar un nombre adicional para indicar a nombre de quien debe salir la cotización en caso que su cliente sea una empresa y deseen cotizar a nombre de otra persona, al igual el telefono seria opcional.

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Seleccione la Bodega: En esta sección se indica la bodega de la sucursal de donde se realiza la cotización.

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Control de Crédito: Se indica si la cotización es contado o crédito.

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Datos de Entega: Esta sección se realiza la relación entre el modulo de cotizaciones y entrega, en la misma se indica los datos de

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Propiedades de la Cotización: Este recuadro esta destinado para guardar las generales de la cotización

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Relación a Proyectos: En caso que la cotización que se este realizando sea para un proyecto en especifico puede relacionar la cotización al mismo seleccionando el proyecto que previamente ha sido creado en el modulo de CRM.

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Detalle: En la sección de detalle se relaciona el producto o servicio que se cotizara.

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Para crear la cotización se llenan los campos que se solicitan y se escogen los productos a cotizar, para seleccioanr los productos se realiza a trávez del botón de Agregar linea el cual habilita una nueva linea en la cual podrán colocar el articulo o servicio.

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Al agregar linea aparece una linea con los siguientes campos a llenar

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Eliminar linea, permite el eliminar lineas de la cotización captura-de-pantalla-2014-02_med-68

Busqueda de Producto, permite buscar productos de la lista de inventario captura-de-pantalla-2014-02_med-69

Propiedades avanzadas, permite la edición de la información del producto cargado en la linea captura-de-pantalla-2014-02_med-70  pueden configurarse las unidades de medida, margenes y descuento del producto.

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Propiedades de Instock captura-de-pantalla-2014-02_med-72 permite ver la disponibilidad del producto por cada bodega y por ubicación.

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Detalle de la cotización

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Código: representa el item number del producto.
Descripción: Carga el nombre del producto.
Bodega: Es la bodega de la linea de la cotización, la cual representa la bodega de donde se restara la disponibilidad.
Unidades: Unidades a cotizar del producto seleccionado.
UoM: Unidad de medida del producto.
Precio: Es el precio de ventas del producto.
Desc. %: Descuento por linea del producto el mismo es en porcentaje no en monto.
Imp.: Impuesto que aplica el producto.
Total: Es el total entre las Unidades por el precio.
Total-Desc.: Es el total de unidades por precio menos porcentaje de descuento.

Procedimiento para la creación de una cotización:

Una vez llenada la información general y seleccionado los productos se procede a guardar la cotización para su creación, a trávez del botón de crear cotización que se encuentra en la parte superior de la pantalla.

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Ya creada la cotización vera la pantalla siguiente:

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Opciones de la cotización:

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Historial de Seguimientos: Muestra el historial de seguimientos que se hana agregado.
Historial de Cambios: Muestra el hsitorico de ediciones de la cotización.
Historial de Detalle: Muestra el historial de cambios de las lineas de detalle.
Imprimir: Permite imprimir el PDF de cotización.
Imprimir Plantilla de transporte: Imprime la plantilla de transporte en el caso de cotizaciones con transporte.
Guardar Como Nueva: Permite duplicar la cotización creando una nueva cotización a partir de otra.
Actualizar Precios y Descuentos: Permite actualizar los precios de las lineas de la cotización.
Aprobar cot. para facturar.: Cambia el estatus de Activo por Aprobado para que se reserve las unidades del inventario.
Editar cotización: Permite editar la cotización en estatus activa.
Venta Perdida: Permite colocar la cotización como venta perdida cuando no procedera la venta.
Anular Cotización: Cancela la cotización
Agregar Seguimiento: Permite agregar seguimientos a la cotización.

Las cotizaciones manejan cinco status (5) cada uno de ellos para identificar una fase de la cotización.

ACTIVE: Una vez guardada se crea la cotización en este estatus, en este estatus es en el unico que puede ser editada la cotización.

APROVED: Este estatus representa la acción de aprobar la cotización para poder facturarla, al cambiar una cotización de ACTIVE a APROVED se valida la disponibilidad de los productos de la cotización si se tiene disponibilidad de forma automatica se reserva del disponible de inventario de no tener disponibilidad no puede aprobar la cotización en este caso debe verificar los datos de la cotización. El punto de ventas solo muestra cotizaciones para facturar que esten en este estatus

BILLD: Representa las cotizaciones que han sido facturadas.

EXPIRED: Se muestras en este estatus las cotizaciones cuya fecha de expiración ya ha pasado.

CANCELLED: Representa las cotizaciones que han sido anulada.