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Configuración del MailBOT

En esta sección explicamos sobre el funcionamiento del sistema MailBOT. Este subsistema de ELCONIX S7, permite poder recibir correos a una cuenta de correos tipo POP3 y guardar el contenido y adjuntos de dicho correo en ELCONIX S7. Permite igualmente relacionar dicho correo por medio de dos algoritmos:

  • SUBJECT DETECTION, que permite detectar por medio del Asunto del correo si existe algún id de algun documento definido en el Modulo configurado.
  • EMAIL DETECTION, que permite adjuntar todo lo que llega a un correo independiente del Asunto, el sistema lo adjuntara al Documento definido dentor del modulo definido.

Todos los correos entran a un repositorio donde se pueden consultar, el sistema permite que todos los adjuntos en dichos correos sean adjuntados igualmente en ELCONIX S7, permitiendo tener un repositorio completo de los correos.

Uno de los puntos mas importantes de MailBOT que esta totalmente integrado a ELCONIX S7 permitiendo poder visualizar dentro de cada modulo los correos pertinentes.

 

Instalacion del MailBOT

Recuerde que para instalar el MailBot, solo basta con realizar las siguientes funciones:

  1. Configurar la ruta a la cual esta instalado el mailbot.
  2. Configurar el crontab de mailbot para que realize la funcion cada cierto tiempo.

El archivo a configurar estan ubicados en la carpeta “mailbot” dentro de la carpeta principal de ELCONIX S7. En esta carpeta los archivos a configurar son:

 

“cron_mailbot_fetchpop3.php” el cual se debe configurar la sección de las rutas definidas en:

// MAIN WORK DIRECTORY FOR S7
$workdir = "/Elconix_AS/Applications/MASTER/mailbot/" ;
$mbox_attach_dir = "/Elconix_AS/Applications/MASTER/S7_files/MailBot/" ;

 

Y tambien la configuración de la base de datos de ELCONIX S7:

// INCLUDE MAIN FUNCTION FILES
# DB Name
$db_system = array(
array('enx_s7_latin','','127.0.0.1','root','','127.0.0.1'),
) ;

Favor realize la configuración segun sea la situación.

Una vez esto configure el mail bot en el crontab para que ejecute este mismo archivo cada cierto tiempo, favor referirse a la sección de “Instalación y Configuración de ELCONIX S7” de esta documentación.

Configuracion de Crontab para este caso:

#*/2 * * * * root /usr/local/zend/bin/php /Elconix_AS/Applications/ELCONIX-INC/ERP/mailbot/cron_mailbot_fetchpop3.php

Configuración de Cuentas POPs

Para configurar las cuentas que deseamos que el MailBot consultara procedemos al modulo de Configuración como esta en la siguiente imagen:

image-488_med

 

En esta sección podremos ver un listado de las cuentas de correo que se tiene configuradas, la cual podemos administrar con el listado que muesta las cuentas:

image-489_med

 

Las opciones de Listar cuentas POP le permite poder ver el listado de la imagen anterior. En Crear Cuenta POP le permite configurar una nueva cuenta de correo en protocolo POP3 para ser utilizada.

En el listado detallamos los campos relevantes:
Modulo: El modulo a la cual mailbot va alimentar con los correos que lleguen a la cuenta de correo.
POP_email: es la cuenta de correo que esta consultando.
Active: si la cuenta esta activa y el mailbot la debe consultar.
Last_POP: es la ultima vez que mail bot consulto la cuenta.
Last_POP_Msg: es la ultimo mensaje reportado al consultar la cuenta.

Para crear una cuenta POP podemos ver la siguiente pantalla:

image-500_med

 

En este puede llenar la información descriptiva de la cuenta en el Nombre y Descripcion de la Cuenta. “Recuerde poner Active a YES para que sea consultada por MailBot”.
En propiedades de POP3 se debe configurar la información del Servidor de correo, cuenta de correo y su contraseña.
En modulo relacionado debe definirse el algoritmo a utilizar en esta cuenta y el modulo a la cual desea que se adjunte los correos.

Recuerde que DocID solo aplica para el algoritmo de EMAIL DETECTION. Ya que el sistema no analizara el correo entrante sino que adjuntara directamente al documento del Modulo.

En cada modulo se podra observar dentro de cada Oportunidad, Proyecto, Prospecto, Caso o Tarea los correos que han entrado y se han relacionado, como lo muestra la siguiente imagen:

image-501_med

Igualmente se puede consultar todos los correo de una cuenta en especifico desde el administrador de mailbot el cual se ve en la siguiente pantalla:

image-502_med

En el boton de Mensajes se podra ver todos los correos que se tiene de dicha cuenta:

image-503_med

Y se puede consultar el correo con el image-504_med boton de El cual mostrara la pantalla de mensaje:

image-505_med

MailBot es una herramienta poderosa para poder integrar de forma sencilla y facil los correos relacionados a documentos en ELCONIX S7. Permitiendo poder tener un repositorio de documentos o adjuntos enviados por correo relacionados a procesos que se menejan de forma organizada en los modulos del CRM de ELCONIX S7.