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Buenas Practicas del Catalogo de Cuentas

El maestro de cuentas se utiliza para estandarizar los reportes contables que muestran el estado de cuenta de la empresa.

Cada cliente creaba su catálogo de cuenta y los reportes contables no manejaban un estandard, los reportes al generarlos la información no manejaba un formato y se generaban según la información que el cliente introduce en sus cuentas y se toma la decisión de estandarizar con relación al catálogo de cuenta.

Este catálogo se estandarizo utilizando niveles jerárquicos en las cuentas, lo cual requiere que cada cliente deberá realizar su catálogo de cuentas en base a la estructura que maneja el sistema ELCONIX.

 

Definición de niveles

 

Clase: es el primer dígito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de venta, costos de producción o cuentas de orden).

Grupo: es el segundo dígito y representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide en varios grupos. Tenemos que en la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace referencia al disponible, el grupo 2 que hace referencia a las inversiones, etc.

Cuenta: son los dígitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal, y es el nombre general de un concepto o hecho económico codificado, por ejemplo caja general, bancos, proveedores, clientes, arrendamiento, etc.

SubCuenta: los dígitos 5 y 6, son la subcuenta y especifican más la cuenta, como por ejemplo la cuenta “flota y equipo de transporte” es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta autos, camionetas y camperos, para identificar uno de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte.

Auxiliar: los dígitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar aun más en un determinado concepto.

SubAuxiliar: Una cuenta con 8 dígitos sería 154005. El primer dígito nos dice que se trata de un activo, el segundo que se trata de una propiedad plante y equipo, los dos siguientes dígitos nos dice que se trata de una flota y equipo de transporte, y los dos últimos dígitos dicen que específicamente se refiere a autos camionetas y camperos.

Si aun queremos se mas específicos, le agregamos dos dígitos mas 154005.01, ya que es posible que existan diferentes tipos de autos, como por ejemplo un auto de una u otra marca.

 

Crear una Cuenta:

El usuario deberá seleccionar la opción de Finanzas y posteriormente seleccionar la opción de catálogo de cuentas.

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El sistema muestra la siguiente pantalla, donde el usuario deberá parametrizar la cuenta que desea crear:

La estructura de una cuenta es la siguiente:

 

Clase: El primer dígito.

Grupo: Los dos primeros dígitos.

Cuenta: Los cuatros primeros dígitos.

Subcuenta: Los seis primeros dígitos.

Auxiliar: Los ocho primeros dígitos.

Subauxiliar: Los dígitos seguidos del punto.

El sistema tiene la capacidad de mostrar reportes de las cuentas según los niveles que se desea consultar. Siguiendo este caso el sistema no permite crear una cuenta si no existe una clase, de igual manera que no permite crear un auxiliar si no existe una subcuenta.

 

Ejemplos:

Categoría y Tipo: permiten definir parametros importantes en la creación de nuestra nueva cuenta:

Jerarquía: este punto se auto define, según la configuración de la cuenta que se desea crear.

Categoría: son los tipos de clasificación o esquemas de los temas financieros basados en activos pasivos y capital.

Tipo: según la categoría escogida se define los tipo de cuentas.

Inactiva: podemos generar la crear la cuenta y marcarla como inactiva, para utilizarla en un futuro.

Control de auxiliar: 

Cuenta de bancos: esto define si la cuenta pertenecerá a un banco o no.

 

Información general de la Cuenta:

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Nombre: definimos el nombre que deseamos colocar a la nueva cuenta

Descripción: aquí podemos agregar una descripción a la cuenta, para definir la misma.

Configuración de Bloqueo: el propósito de esta herramienta, es permitir al usuario efectuar análisis a las cuentas sin ser afectadas por movimientos.

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Bloqueado: el sistema permite definir si la cuenta que se esta creando estará bloqueada.

Bloqueado hasta: definir la fecha hasta cuando la cuenta estará bloqueada.

 

Configuración de Caja Menuda:

Caja Menuda: permite definir si la cuenta que se esta creando se utilizará como caja menuda

Caja Menuda Custodio: si la cuenta creada es destinada a caja menuda el sistema tiene la facilidad de asignarle a esta cuenta un usuario interno.

Listar cuentas: El usuario deberá seleccionar la opción de Finanzas y posteriormente seleccionar la opción de listar cuentas.

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Una vez seleccionada esta opción el sistema procede a mostrar todas las cuentas creadas según su jerarquía

Ejemplo:

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Las clases se identifica por el primer dígito son:

 

Clase 1: Activo.

Clase 2: Pasivo.

Clase 3: Patrimonio.

Clase 4: Ingresos.

Clase 5: Gastos.

Clase 6: Costos de Ventas.

Clase 7: Costos de Producción o de Operación.

Clase 8: Cuentas de Orden Deudoras.

Clase 9: Cuentas de Orden Acreedoras.

 

Cada cliente puede generar su catálogo de cuentas (Estructura) pero se recomienda que se maneje hasta auxiliar o subauxiliar ya que representan a las cuentas de movimientos especificas.

Ejemplo: si deseamos ver el saldo en bancos, generamos el balance de prueba y seleccionamos la cuenta “Bancos” observamos cuanto es el capital que se tiene en bancos, y luego podemos ver el desglose que tenemos de ese fondo o capital en la cuenta de bancos

Esto brinda la facilidad generar un reporte detallado el cual permite presentar un balance de prueba muy especifico por cada cuenta, conociendo el desglose de los saldos.

 

Generar reportes:

El usuario deberá seleccionar la opción de reportes y posteriormente seleccionar la opción de mis reportes.

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Una ves el usuario ingrese a esta pantalla, si el mismo tiene los permisos necesarios, podrá generar el reporte: Balance de Prueba, entre otros.

 

Ejemplo de reporte:

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